Depende del tipo de equipo y de si la clínica ya tiene la infraestructura eléctrica y de gases preparada. Un analizador de mediana complejidad puede quedar operativo en una jornada, mientras que un sistema de imagenología requiere coordinación con obra civil, calibración y validación de software. Lo habitual es reservar entre tres días y dos semanas para dejar todo funcionando y con el personal capacitado.

Es un escenario frecuente. Antes de migrar, revisamos qué módulos conviene mantener y cuáles reemplazar. En muchos casos se trabaja con una convivencia temporal: el sistema viejo sigue facturando mientras el nuevo maneja historia clínica y turnos. La transición completa suele llevar entre uno y tres meses, según el volumen de datos históricos que haya que migrar.

Casi siempre conviene escalar. Empezar por el módulo que resuelve el cuello de botella más urgente permite medir resultados antes de comprometer el resto del presupuesto. Las clínicas que arrancan con todo el paquete de una sola vez suelen subutilizar funciones durante los primeros meses, mientras el personal todavía se está adaptando.

Habilitaciones vigentes del establecimiento, planos de instalación eléctrica y de gases si corresponde, listado del personal que va a operar el equipo y los protocolos internos de bioseguridad. También conviene tener identificados los responsables de mantenimiento y de sistemas, porque son quienes van a recibir la capacitación técnica y quedar como referentes internos.

El primer mes es el más crítico. En ese período se resuelven ajustes de configuración, dudas del personal y detalles de integración que recién aparecen con el uso real. Después, el soporte pasa a un esquema de consultas puntuales y visitas programadas de mantenimiento preventivo. La frecuencia depende del tipo de equipo y del volumen de estudios que procese la clínica.

Es la parte que más se subestima. El personal de recepción y facturación necesita tiempo para incorporar el nuevo flujo de trabajo, y ese tiempo no siempre se planifica. Recomendamos reservar al menos dos sesiones prácticas antes del arranque y una semana de acompañamiento con el sistema ya en producción, sin desarmar todavía el circuito anterior.